对磁性载体档案的管理主要是在收、存、用、养这几个环节。

 

首先是收集。

 

标准规定归档的磁性载体要符合几个国标的要求。

 

※ 标准中所引用的国标有些已被新版本替代，如GB 8566-88已被GB/T8566-2007替代；有些已无用武之地，比如GB9416.1是关于软盘的标准,目前已见不到软盘的身影。

 

实际工作中归档的磁性载体档案基本上都是符合国标规格的，我们正常接收即可。

 

其次是归档。

 

归档的时候注意要同时归档目录和归档说明，与文书档案归档时移交档案目录一个道理。

 

目录格式如下：

 

 

归档说明类似文书档案中的备考表。

 

磁带、软盘主要说明文件内容，运行环境、版本号、文件完整准确性。

 

录像带要注明内容、制式、密级、语言、规格、放映时间。

 

录音带要注明讲话人、职务、讲话内容、录制时间、密级。

 

此外，在载体保护壳（套）上还要贴上标签，注明盘号、档号、版本号、文件数，以及归档说明中的内容。

 

归档的磁性载体一式两套，一套长期保存，一套用于日常借阅。

 

接收时档案人员要在播放设备上运转一下，看看是否正常、干净、内容与目录一致。

 

接下来是长期保存。

 

长期保存期前要把载体先在存贮环境中放三天，再使用清洁机以2牛顿左右的力慢慢地重新缠绕下，然后快速封入塑料袋或密封容器里。

 

磁性载体存储的最佳温度是18℃，相对湿度为40%。

 

当然，库房温湿度与最佳温湿度有一定的差异也没事，保存的关键在于温湿度变化幅度一定要小。

 

温度力求在±3℃以内浮动，相对湿度在±5℃以内浮动。

 

为了保证载体的清洁，触碰载体时要佩戴非棉质的手套，库房不要用打蜡的地板或地毯。

 

为了防水，放载体的柜子底层要高于地面30cm。

 

为了防火，库房要用耐火材料，配备灭火设备。

 

磁性载体特有的是防磁要求，简单地说就是远离磁场和磁性物体，最好放入防磁柜，而且载体要与内壁保持2.6厘米的距离（尚不清楚为何是这样一个数值）。

 

此外还要注意防紫外线、垂直放置。

 

最后，磁性载体还需注意保养。

 

保养的方法一是用清洁机清洁，二是每隔3年左右倒下带。

 

同时每年要对磁带按3%的比例抽检，发现问题及时复制。

 

正常保存的磁带每10年复制一次（有木有觉得很费事）。

 

使用时要先在使用环境中放置一段时间，并提前全程进带、倒带各两次。

 

运输时候要注意防暴晒、防潮、防压。

 

总之，这个标准对磁性载体的保护简直是全方位而又无微不至的。

 

但此类载体现在人们的日常生活已很少使用了。

 

因此，这个标准自95年出台后，再没修订。

 

最后再补充一句，光盘不是磁性载体，所以保存环境不需像磁带一样。